Machen Sie aus Ihrem Unternehmen ein Collaboration Space

Das Geschäft digital weiter zu boosten heißt zum Beispiel: Smartphones und Tablets in Ihrem Unternehmen noch konsequenter in Geschäftsabläufe einzubinden. Das Gros der Arbeit – wo immer sinnvoll – weg von Desktop-Rechnern in virtualisierte und via Cloud Service orts-, zeit- und geräteunabhängige Arbeitsplätze verlagern.

Flexibilisieren Sie dafür Ihre IT-Ressourcen durch Infrastruktur-Kapazitäten aus der Cloud. Öffnen Sie Ihre Arbeitskultur für die Welt der cloudbasierten Projektsteuerungssoftware, des Kundenbeziehungsmanagements und der Kommunikationswerkzeuge. Sie stehen auf Abruf bereit.

Sie und Ihre Mitarbeiter können in einer solchen Arbeitsumgebung – egal ob im Firmenwagen, im Taxi oder beim Kunden vor Ort – jederzeit (über)prüfen, wie der Stand bei einem Auftrag ist, welche dringenden Anliegen ein Kunde hat oder ob Sie steuernd in ein Finanzgeschäft eingreifen müssen. Sie können Echtzeitanalysen erstellen, Entscheidungen beschleunigen und natürlich auch Inhalte in digitalen Arbeitssitzungen gemeinsam betrachten oder bearbeiten und nötigenfalls Telefon- oder Videokonferenzen per Mausklick starten.

In einem virtuellen Collaboration Space liegt es auf der Hand, neue Kombinationen von Sparringspartnern zu kreieren. Denken Sie darüber nach, ob es für Sie nicht Sinn ergibt, sich mit Lieferanten und Partnern digital noch stärker als bisher zu vernetzen.

Unterscheiden Sie im Collaboration Space drei Formen der Zusammenarbeit. Wichtig ist, diese in ihrer Ausprägung auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden. Es geht um Team Collaboration, Cross Company Collaboration und Social Collaboration**.

Bei der Team Collaboration, also der unternehmensinternen Zusammenarbeit, geht es heute vordergründig nicht mehr um eine rein funktionale Aufgabenteilung, zum Beispiel innerhalb einer Abteilung. In der digital geprägten Arbeitskultur steht vielmehr die bereichsübergreifende Projektarbeit im Mittelpunkt.

Ziele der Team Collaboration können unter anderem sein:

• digitale Ordnung und Transparenz
• nahtlose Kommunikation, Information und Wissensmanagement
• bereichsübergreifende Projektarbeit

Digitale Team-Collaboration-Tools stellen aktuelle Informationen und Dokumente unternehmensweit zur Verfügung. In großen Collaboration Spaces werden registrierte Ansprechpartner über eine intelligente themen- oder kompetenzbezogene Suche gefunden. Anwesenheits-Features signalisieren, wer auf welchen Kanälen erreichbar ist. Physische Meetings werden kürzer oder entfallen im digitalen Collaboration Space vollständig, Zeit und Reisekosten werden eingespart.

Die digitale Vernetzung und Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern in Form von Cross Company Collaboration schafft mehr Zeit für die eigenen Kernkompetenzen.

Je nach Branche können Sie Wertschöpfungsstationen wie Produktion, Veredelung, Beschaffungs- und Verwaltungsaufgaben, Marketing, Vertrieb oder sogar die Unternehmens-IT an andere Unternehmen auslagern. Bei Bedarf lässt sich so auch zwischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen Know-how projektspezifisch digital zusammenführen.

Ein Beispiel ist auch die digital gestützte, branchenübergreifende Entwicklung innovativer Produkte: So wird immer mehr Elektronik und Software eingesetzt, um Maschinen oder medizinische Geräte intelligent zu machen.

Ziele der Cross Company Collaboration können unter anderem sein:

• schnelle Geschäftsabläufe und Entscheidungen in Projekten herbeiführen – zum Beispiel mithilfe eines Instant-Messaging-Programms, über das schnelle Nachfragen und Antworten zwischen Mitgliedern firmenübergreifender Teams direkt übermittelt werden
• der effiziente Austausch von Informationen aus erster Hand – zum Beispiel per Online-Telefonkonferenzen, die Sie einfach per Mausklick bzw. Drag-and-drop zusammenstellen
• digitale Face-to-Face-Gespräche – per Videokonferenz in Echtzeit, auch über verteilte Standorte
• Kunden informieren, einbinden und überzeugen – per Webinar in moderierten Präsentationen inklusive Bewegtbild und Ton. Digitale Werkzeuge bieten den spontanen Zugriff auf Fakten, Beispiele oder Kalkulationen.
• Kunden und Partner gezielt verbinden – Präsenzfunktionen in UCC-Anwendungen* (Unified Communication & Collaboration) zeigen, ob bzw. wann ein Ansprechpartner wie „verfügbar“ ist oder wer ihn vertritt.

*In einer UCC-Lösung werden alle Kommunikationsvorgänge in einem „Dashboard“ gebündelt, angezeigt und bearbeitet – ganz gleich, ob es sich um Sprachnachrichten, IM-Mitteilungen, Telefonate, Faxe, Videoanrufe oder E-Mails handelt. Gleichzeitig wird die spezifische Erreichbarkeit von Personen bei entsprechender Einstellung ersichtlich.

Ziel Ihrer Strategie zur Schaffung eines Collaboration Space sollte in jedem Fall sein, dass alle Tools und Kanäle so weit wie möglich in einer integrierten, webbasierten UCC-Plattform unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche verfügbar sind. Ihr Vorteil: Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle lassen sich damit gegebenenfalls auch in die Geschäftsanwendungen Ihres Unternehmens (zum Beispiel in SAP) integrieren.

Zudem sorgt die einheitliche UCC-Bedienoberfläche für ein einfacheres Kommunikationserlebnis – ganz gleich, ob Sie PC, Laptop oder Smartphone nutzen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit und komfortabel beispielsweise an einem Chat oder einem Videoanruf teilnehmen.

Matchen Sie Ihre Unternehmensstrategie, besondere unternehmenseigene Anforderungen und zukünftige Ziele für Ihre Collaboration-Space-Strategie.

Erfassen Sie alle in Ihrem Unternehmen derzeit und künftig denkbaren relevanten Collaboration-Prozesse. Eruieren Sie mit einem kompetenten IT-Partner, der auch ein profundes Verständnis für die Bedarfe Ihrer Branche besitzt, wie diese digital abgebildet werden können.

Und behalten Sie Folgendes im Blick: Collaboration Spaces funktionieren nur dann, wenn Ihre Unternehmenskultur dazu passt. Also: Offenheit, gemeinsame Ziele im Sinne der Unternehmensstrategie, ein Quäntchen Mut nicht zu vergessen.